Een community om een kennis netwerk op te bouwen
Interne communities stellen werknemers in staat problemen sneller en effectiever op te lossen. Een levendige community, die mensen vanuit de gehele organisatie samenbrengt, zal zelfs meer innovatie genereren.
Reductie van (onder)zoekkosten
Een essentieel voordeel van een community is dat het eenvoudiger wordt te kunnen beschikken over reeds aanwezige kennis in een bedrijf. De kennis kan worden gevonden door gewoonweg naar opgeslagen kennis te zoeken op het platform of door mensen te vinden die de kennis bezitten of toegang hebben tot die kennis. Omdat je op de manier eenvoudig kunt beschikken over kennis, leidt dit tot een reductie van (onder)zoekkosten. Je hoeft niet meer zo vaak externe experts te huren.
Sommige communities besparen honderden business analyse uren rondom een enkel onderwerp. Een community levert op deze manier grote voordelen voor zowel de organisatie als voor het individu. Dit zou reden genoeg moeten zijn voor mensen om bij te dragen aan een community.
Barrières
De werkelijkheid is echter weerbarstiger. Het blijkt moeilijk te zijn mensen te motiveren collega’s te helpen en sommige barrières zijn moeilijk te verwijderen. Er zijn verschillende aspecten die kennisdeling negatief beïnvloeden. Sommige zijn psychologisch van aard, zoals de angst om niet serieus te worden genomen of angst om de monopolie op die kennis te verliezen. Zulke psychologische factoren zijn complex om te managen en kosten tijd en vertrouwen om te veranderen.
Er bestaat een krachtig alternatief om de toegankelijkheid van kennis te vergroten. In plaats van mensen te vragen een vraag inhoudelijk te beantwoorden, beschrijf je de ‘kennis behoefte’ en vraag je mensen die zouden kunnen helpen om zichzelf bekend te maken. Hiermee komt niet de kennis zelf in de community, maar de kennis wordt wel ontsloten. Je bouwt op deze manier een ‘kennis netwerk’ in plaats van een ‘kennisbank’.
Kennis netwerk
Deze kennis netwerken werken verbazingwekkend goed. Je kan ze vergelijken met hyperlinks op het web die relevante bronnen aanwijzen, echter in dit geval worden de relevante mensen aangewezen.
Buiten het feit dat dit een krachtige manier is om kennis te ontsluiten, helpt deze methode ook om genoemde barrières op te heffen. De mensen hoeven niet langer bang te zijn hun monopolie op kennis te verliezen omdat ze gevoelsmatig de controle houden over de mensen met wie ze de kennis delen. Daarnaast is de investering in tijd om aan te geven dat jij zulke kennis hebt aanzienlijk kleiner dan de investering die nodig is om de kennis zelf te delen.
In onze actieve communities zien we dat het jezelf kunnen neerzetten als expert, mensen aanmoedigt om te delen. Bij een van onze klanten werd een werknemer gevraagd om te werken aan search engine optimization (SEO) voor de website van een specifieke divisie. Zij had hier geen ervaring mee en postte een verzoek voor hulp op de interne community. Zij vroeg de community wie er ervaring had met het implementeren van SEO. Vijf specialisten reageerden dat zij veel ervaring hadden en graag wilden helpen. Zij heeft vervolgens persoonlijk contact gezocht met deze mensen. De toegang tot de kennis van deze mensen had haar minstens twee maanden werk bespaard. Ook hoefde ze hierdoor geen externe experts in te huren. Bovendien kan in de toekomst iedereen met vragen over SEO zoeken op deze term en zal dan direct toegang hebben tot de kennis.
Waar begin je?
Maar voordat je dit bereikt moet je het kennisdelingsparadigma in de hoofden van de mensen veranderen. Men moet gaan zien dat je de kennis zelf niet hoeft te delen, maar slechts hoeft te ontsluiten via kennis netwerken. Dit inzicht kun je het snelste laten bereiken door een aantal goede voorbeelden in de community te laten zien. Zodra een paar goede cases zichtbaar zijn, pakken mensen het verbazingwekkend snel op.
Jaap Linssen
-
Irene Frijlink
